© 2017 vzwCoach.be Proudly created with Wix.com

  • Twitter Social Icon
  • LinkedIn Basic Black
Aanpakken?

De meeste sociale organisaties zijn al geconfronteerd met de stijgende verwachtingen van de subsidiegevers. Dit creëert een prestatiedruk die niet bevorderlijk is voor een goede werking. Maar goed, het is een feit en we moeten er mee omgaan. Hoe dan? 


Efficiënt werken


Intern werken aan efficïëntie is altijd goed. Het komt de cliënten ten goede en zorgt voor een betere werking van je teams, een betere besteding van de middelen.
Belangrijk hierin is dat we begrijpen dat efficiëntie geen exacte wetenschap is. Of liever, ze is dat wel, maar zo werkt het niet. Lean, Six Sigma en andere TQM’s en ISO’s blijken vaak moeilijk te implementeren of vol te houden. Het is een hel om dergelijke systemen te managen. En of het ook nodig is?

De oplossing, die ook opgepikt wordt door de auteurs van Lean, zit hem in het betrekken van je medewerkers. Michael Gerber formuleert het plastisch:

mensen maken systemen en systemen doen het werk!


En zo begrijpen we het best: processen en procedures zijn zinvol, meer nog: noodzakelijk. En als de medewerkers die ze uitvoeren ze ook mogen ontwerpen en wijzigen en opvolgen door zelfrapportage, dan heb je meer kans op succes. 

Systemen en procedures beschrijft Gerber als de spelregels van een spel. En hij waarschuwt de leidinggevenden: iedereen moet goesting hebben om dit spel te spelen. Als de procedures opgelegd worden (het spel wordt opgedrongen) en niemand wil ze volgen (niemand wil spelen) dan heb je geen resultaat. Gelukkig is het omgekeerde ook waar: zelf ontworpen of gekozen procedures zijn duurzaam en zorgen voor samenhang, consensus, energie en sociale controle.

Training en opleiding


Veranderende en strictere verwachtingen vereisen uitstekende en toenemende competenties. 
We doen er goed aan onze mensen degelijke training en opleiding aan te bieden. 

Maar niet zomaar eender welke training en opleiding. Veel organisaties verzamelen folders en mails van opleidingen en dan mogen werknemers er vrij in grabbelen. Een meer verstandige keuze zou zijn (bij voorbeeld:)

  • •Het uitvoerend team bepaalt welke nieuwe of aanvullende competenties nodig zijn voor de nieuwe projecten of vereisten.

  • •Iemand bereidt een selectie voor uit de grabbelton van opleidingen in de sector en stelt het voor op het teamoverleg.

  • •Het team duidt opleidingen aan en kiest mensen die ze volgen.

  • •Dit kan gesuperviseerd worden, uiteraard, maar een zekere autonomie voor je team en de teamverantwoordelijke is belangrijk.

Eenheid en samenwerking


Zoals elders beschreven, je hebt nood aan consensus en samenwerking. 
De verhoogde druk van subsidiegevers legt op zijn beurt druk op je medewerkers, op het leidinggevende team en op het bestuur. In zo’n situatie volstaat een klein misverstand om conflicten te doen ontstaan, naijver, concurentie, achterklap. En dat kunnen we missen.

Integendeel, samenwerking en eensgezindheid kunnen je organisatie beter beschermen tegen de te hoge externe druk. Het kan helpen om een sterke organisatiecultuur te bouwen die iedereen helpt om te gaan met de prestatiedruk. 
 

Invloed en macht


De toenemende verwachtingen van subsidiegevers zijn soms absurd of contra-productief, onhaalbaar of nonsensikaal. 

In zo’n situatie is het belangrijk dat het bestuur en de directie de handen in elkaar slaan om de subsidiegever minstens te informeren.

Je Raad van Bestuur zou toch minstens een aantal leden moeten tellen die toegang hebben tot beslissers, hetzij bij de hogere administraties, hetzij bij de ministeriële kabinetten. Zoniet is nog niets verloren, maar invloed en een zekere macht is toch belangrijk.

Op een gepaste en zinvolle manier invloed en macht gebruiken om de verwachtingen van sommige subsidiegevers wat te temperen is cruciaal. Als uit de praktijk blijkt dat nieuwe projecten niet haalbaar zijn of zouden leiden tot afroomeffecten of negatieve gevolgen hebben voor de doelgroep of de medewerkers, dan is het onze plicht om dit aan te kaarten.

 

Onmiddellijk naar de pers stappen lijkt me een zwak bod. Je dreigt jezelf in de voet te schieten nog voor je een wapen hebt gekocht. Geen goeie strategie. 

Maar zwijgen is toestemmen, dus, laat je horen. Liefst daar waar je invloed kan uitoefenen en bij voorkeur niet onmiddellijk in het publieke domein.

De Doelgroep aan het woord brengen


Beslissingen van subsidiegevers zijn niet altijd goed geïnformeerd. Is het besluit gebaseerd op degelijk onderzoek, zijn de verwachtingen in lijn met bestaande goede praktijken, sluit het aan bij bewezen methodieken? En belangrijker nog, hebben andere belangen, zoals besparingsdruk, financiële belangen, zuilbelangen, niet de overhand gehaald op het belang van de doelgroep? Soms wel. 


In zo’n situatie is het belangrijk dat we zelf feedback verzamelen van onze doelgroep. Een aantal mogelijkheden:
•Focusgroep
•Projectwerkgroep 
•Enquête
•Systematische kwaliteitsbevraging bij de gebruikers

De resultaten hiervan kunnen helpen om de verwachtingen van de subsidiegevers bij te sturen. Je biedt feedback en resultaatsanalyse aan om te komen tot betere projectomschrijvingen of subsidiebesluiten. Dat is opbouwend en positief … EN … bovenal gericht op de doelgroep die uiteindelijk het belangrijkste is. 
 

Efficiëntie is een obsessie van de overheid. En ze legt de sleutel er van bij het managementdenken en een blinde verering van de zegeningen van het bedrijfsleven. 


We weten dat dit ideologisch is. De managementliteratuur is nog steeds vergeven van de mythes en hypes. De realiteit is dat managementliteratuur, tal van professoren en de betere tijdschriften (Harvard Business Review) al jaren alarm slaan over de zwakke resultaten van het bedrijfsleven. Het gebrek aan efficiëntie, de huizenhoge bureaucratie, de te hoge vergoedingen van CEO's, de grote kloof tussen de plannen en de uiteindelijke cijfers, de vele mislukte projecten en strategieën. 

Gary Hamel, een van de v ele kritische stemmen uit de bedrijfswereld stelt het onomwonden: 

First, Let's Fire All the Managers!

 
De “efficiëntie” van bedrijven is een mythe die in stand gehouden wordt door het marketingteam van “het bedrijfsleven”. Maar het is zeker niet meer dan dat. Experimenten met de vermarkting van welzijnsvoorzieningen in Zweden, Groot-Brittanië, Denemarken en Nederland laten zien hoe pover het gesteld is met de efficiëntie en kwaliteit van de bedrijfssector. (meer over weten? contacteer me, ik stuur je artikels en onderzoeksrapporten die dit bewijzen, :))

De Efficiëntie-mythe