• Jan Ghijselen, vzwcoach

Teamoverleg: 3 veel voorkomende fouten en hoe ze te vermijden


Teams zijn tegelijk de oplossing voor vele problemen en de oorzaak van vele problemen. De discussie over zelfsturing of een team met een verantwoordelijke is een belangrijke. Maar de gelijkenissen tussen beide zijn ook legio. En ja, hoor, ze hebben beide dezelfde uitdagingen.

Een zelfsturend team is net hetzelfde als een team met een teamverantwoordelijke. Alleen is het nu het team dat stuurt en leiding geeft. Beeld je de skills in die je verwacht van een goede teamverantwoordelijke. Welnu, een zelfsturend team moet net diezelfde skills hebben.

Het probleem van vele teams: tolerantie?

Veel teams zijn erg open. Het is hun manier om niet-hiërarchisch te werken. Het gevolg is echter dat de meeste teams te tolerant zijn. Wat ik in mijn werk (te) vaak zie is teams die hypertolerante “leidinggevenden” zijn of met hypertolerante teamverantwoordelijken: sommige medewerkers zijn te lang aan het woord, het agenda wordt opgerokken of door elkaar gehusseld, frustraties worden gesust in plaats van aangepakt, de echte openheid speelt zich af buiten de vergaderingen.

Vergaderdiscipline


Veel teams laten het agenda breed waaien en hebben het moeilijk met vergaderdiscipline. Tijdslimieten bepalen, zorgen dat iedereen aan het woord komt, herhalingen voorkomen… het is iets waar de meesten mee worstelen. Vergaderingen lopen uit, belangrijke beslissingen worden uitgesteld, de deelnemers vinden het overleg zelden belangrijk of leerzaam.

Of er nu een teamverantwoordelijke is of zelfsturing, een aantal basisafspraken zijn belangrijk:

Bijvoorbeeld:

  • Agenda volgen

  • Tijd managen

  • Iedereen aan het woord laten

  • Niet toestaan dat collega’s een agendapunt kapen

  • Beslissen waar en wanneer nodig

  • Uitstellen is een uitzondering

Een “open” team is vaak een “gesloten” team

Teams hebben het vaak moeilijk met openheid: openheid is conflict en conflict is pijnlijk. Zoals individuen, proberen ook teams conflicten te vermijden: angstig als we zijn voor de agressie, de pijnlijke waarheden, bang om mensen te kwetsen of zelf gekwetst te worden.

Net dat zorgt er voor dat de werking van veel teams behoorlijk vierkant draait: de echte problemen worden niet aangepakt, diplomatie is belangrijker dan de feiten op tafel brengen, sussen is belangrijker dan bespreken.

Je weet dat je team niet “open” is als de werking vaak besproken wordt voor of na de vergaderingen, in de wandelgangen, bij een drankje na het werk. Als er kliekjes en groepjes gevormd worden. Dan weet je het wel. Het zelfsturend team of de teamverantwoordelijke slaagt er niet in om de problemen aan te pakken, veegt ze onder tafel en ze komen weer boven water achteraf of bij de koffie. Ze zijn dus niet verdwenen, alleen is de leidinggevende (zelfsturend team of teamverantwoordelijke) er niet in geslaagd om ze aan te pakken.

Belangrijk is om vaardigheden rond conflicthantering te gebruiken of te ontwikkelen:

  • De olifant in de kamer benoemen

  • Een open gespreksklimaat creëren met respect voor ieders integriteit

  • Spreken zou slechts zilver zijn en zwijgen goud… Ik geloof dat dat niet klopt: bespreekbaar maken is beter dan verzwijgen

  • Conflicten terugbrengen naar het feitelijke en het rationele (en uit het emotionele moeras trekken)

  • Re-framen van problemen, alternatieve visies aanreiken

  • Dedramatiseren zonder het deksel op de discussie te leggen of emoties in het belachelijke te trekken.

Communicatie

Als ik bij het bezoeken van organisaties deelneem aan teamoverleg ben ik vaak geschokt door het gebrek aan communicatie-discipline: breedvoerig praten, herhalen, persoonlijke aanvallen. Vaak onder het mom van “verboden te verbieden” of “vrijheid is creativiteit”.

Het omgekeerde is echter waar. Een goed team zorgt ervoor dat mensen geholpen worden om hun gedachten zorgvuldig te formuleren, om ze zonder agressie, positief, te verwoorden. Op die manier is het team een coach die zorgt voor goede omgang onder de deelnemers.

Centraal hierin zijn een aantal basis-communicatieve vaardigheden:

Bijvoorbeeld:

  • Geweldloos communiceren

  • Elkaar helpen om gedachten beknopt te formuleren

  • Herhaling vermijden door eerdere inbreng kort samen te vatten

  • Structuur brengen in complexe agendapunten

  • “oneerlijke” gesprekstechnieken niet tolereren door alternatieve formulering te vragen

  • Psychologische controle (shamen, blamen) aanpakken en stopzetten. Inzicht is ok, schaamte of schuld zijn slechte vehikels voor inzicht.

Herken je dit? Je zal dan ook vaststellen dat zelfsturing of “gestuurd” team hier weinig ter zake doet. Of een team een verantwoordelijke heeft of zelf stuurt? Vergaderdiscipline, openheid en communicatie zijn cruciaal.

Behoefte aan ondersteuning, gesprek of coaching… een vorming hierover? Neem gerust contact op via vzwcoach.be

#Team #Communicatie #Leidinggeven

blog 2020

Selecteer hieronder

© 2020 vzwCoach.be Proudly created with Wix.com

  • Twitter Social Icon
  • LinkedIn Basic Black