© 2017 vzwCoach.be Proudly created with Wix.com

  • Twitter Social Icon
  • LinkedIn Basic Black
  • Jan Ghijselen, vzwcoach

Red de Raad van Bestuur! Deel 5: 5 praktische instrumenten voor beter bestuur


Wat werkt? 5 praktische instrumenten


Governance commissie Een governance commissie ondersteunt de voorzitter en het management in hun taak om de Raad te versterken en te focussen. Zo'n commissie ontstaat vaak uit de groep die nieuwe leden zoekt of introduceert.

Taken en opdrachten (helpen) bepalen

  • 'de Raad helpen om regelmatig de taken en verantwoordelijkheden van de Raad en haar leden te bepalen, te herbekijken en te actualiseren.

  • de Raad helpen om de focus te behouden en een jaar agenda op te maken rond de strategische opdracht

  • de raad bijstaan om de noden van de organisatie te vertalen in benodigde competenties, netwerken, invloed en toegang die de Raad nodig heeft om haar rol optimaal te spelen.

Lidmaatschap

  • potentiële leden zoeken en in overleg met de voorzitter nomineren.

  • regelmatige gesprekken voeren met leden met de vraag of ze nog een extra termijn aan boord willen blijven en wat ze willen doen om bij te dragen aan de werking.

Ontwikkeling van de Raad ondersteunen.

  • Een procedure ontwikkelen om nieuwe leden te oriënteren, te ondersteunen en te informeren.

  • Een procedure ontwikkelen om de leden te informeren, te vormen en te werken aan de team geest.

De werking evalueren

  • regelmatig rapporteren over de werking en voorstellen over werking of samenstelling formuleren

  • regelmatig een overzicht maken van de aanwezigheden, belangen conflicten of andere problemen inzake de goede, efficiënte of ethische werking. Voorstellen formuleren waar nodig.

Betere vergaderingen

Onderzoek wijst uit dat de grootte van de Raad, de duur van het overleg of het aantal commissies en vergaderingen niet veel impact hebben op de kwaliteit van de werking.

Wat bewezen negatieve impact heeft? :

Show and tell-vergaderingen

Raadsleden halen hun motivatie uit de bijdrage die ze zelf kunnen leveren. Wat hen stoort is overleg zonder mogelijkheid tot discussie, gebrek aan tijd om agenda -punten diepgaand te bespreken, gebrek aan degelijk voorbereidend materiaal…

Een aantal tips:

  • Het agenda opsplitsen in debat- punten en formele beslissingen. De formaliteiten kunnen dan snel gestemd worden (een aankoop, een agenda voor de algemene vergadering, de locatie van een volgend overleg ) en dan komt er tijd vrij voor debat.

  • Commissies rond strategische thema’s

  • Jaarlijkse meerdaagse

  • Raad vergaderingen opsplitsen in plenair en werkgroepen: plenair is er beperkt ruimte voor debat, maar conclusies worden voorgelegd en gestemd. Een aantal items op het agenda worden in ad hoc groepen besproken en dan plenair voorgelegd.

De structuur van de Raad in lijn brengen met de opdracht

Zoals gezegd is er geen algemene regel te vinden. Sommige Raden zijn heel uitgebreid en andere zijn klein, maar hebben adviesraden, of zelfs helemaal niet.

Sommige Raden hebben permanentie commissies, andere werken met tijdelijke commissies of “task force” groepen.

Belangrijk is structuren vinden die werken in jouw organisatie.

Zoiets vereist leiderschap can:

  • de voorzitter

  • het management

  • de commissie voorzitters en hun leden

Team spirit

Raden van Bestuur moeten werken als een team. Chait, Holland en Taylor concluderen uit hun onderzoek dat teamgeest een bewuste inspanning vereist. Zonder teamwerk dwalen raadsleden af van de langetermijnvisie, de strategie, de focus en de gezamenlijke actie die we associëren met een goed werkende Raad. Raadsleden zijn doorgaans zelf leidinggevenden in hun organisatie. Ze zijn het gewoon om de richting te bepalen, beslissingen te nemen voor de hele organisatie (calling the shots) en conflict of meningsverschillen te beletten in plaats van open discussie. En dus is teamwerk in een Raad van Bestuur een opdracht, een taak. Teams die goed functioneren. Sonnenfeld onderzocht besturen van prive-bedrijven en besluit dat goed functionerende Raden van Bestuur werken als een "groep" of een team.

  • klimaat van vertrouwen en openhartigheid tussen de leden onderling en tussen Raad en management.

  • informatie wordt tijdig en open gedeeld

  • de leden voelen zich vrij om standpunten in vraag te stellen

  • het management moedigt levendige discussie over strategische thema's aan.

  • de werking van de Raad wordt gezamenlijk en individueel geëvalueerd.

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid vastleggen

Axelrod herinnert ons aan het feit dat vzw’s ‘glazen huizen’ zijn: wat je doet als organisatie is zichtbaar voor de buitenwereld en moet voldoen aan wettelijke, maatschappelijke en ethische normen. De schandalen in privé- bedrijven en vzw’s hebben aanzienlijke aandacht gekregen. En terecht!

Voor onze besturen is het belangrijk de publieke impact van ons werk goed in te schatten. En dat vereist een dubbele aanpak:

Enerzijds: regels, reglementen, gedragscodes, compliance

Anderzijds: zelf ‘keihard’ het voorbeeld geven.

Woorden en daden

En dit betekent dat de organisatie in woorden én daden integer is, de wet respecteert, ethisch handelt. Iets ‘discreet’ behandelen kan altijd, maar we moeten goed beseffen dat onze geheimen van vandaag morgen deel kunnen zijn van het lokaal publiek debat.

En de organisatie weet dat dit ook intern zo moet zijn. In een glazen huis is niets intern! Als het onze taak is mensen kansen te geven, maar we ontslaan medewerkers bij de kleinste fout, dan zijn we -terecht- kwetsbaar. Als we werken voor mensen in armoede en we betalen bestuurders grote vergoedingen, dan zal boontje ooit wel om zijn loontje komen. Of liever, doofpotten werken doorgaans goed, maar als je er veel hebt is de kans dat er eentje gaat lekken groter.

Dus: doen wat we zeggen, zeggen wat we doen en er van uit gaan dat alles aan het licht kan en mag komen.

#RaadvanBestuur #Communicatie #Governance #Performance

blog 2019

Selecteer hieronder