© 2017 vzwCoach.be Proudly created with Wix.com

  • Twitter Social Icon
  • LinkedIn Basic Black
  • Jan Ghijselen, vzwcoach

De 5 kerntaken van je (zelfsturend) team

Updated: Jan 17, 2019


Een zelfsturend team heeft dezelfde verantwoordelijkheden als een teamverantwoordelijke. Meer nog, het zelfsturend team is haar eigen “beste” leidinggevende. Een leidinggevende 2.0, zo je wil.

Als ik werk met zelfsturende teams stel ik meestal vast dat ze “het werk op zich” wel op een rijtje hebben: ieder teamlid doet zijn of haar werk, zo goed mogelijk en er wordt overlegd, gediscussieerd, soms ondersteund, het werk wordt verdeeld… Kortom, de planning van het dagelijks werk, de coördinatie ervan, dat zit allemaal moustache!

Waar het aan ontbreekt is aan “sturing”, aan leidinggeven.

In een eerdere blog had ik het over leidinggevende competenties. Zelfsturende teams doen er goed aan voor zichzelf de competenties te bepalen die de ideale leidinggevende zou moeten hebben. En vervolgens er voor zorgen dat ze zelf die competenties ontwikkelen.

Doe het zelf

Een oefening die ik vaak doe met zelfsturende teams die wat richting en structuur missen: uit een competentielijst (een competentiewoordenboek of een model dat ze reeds in de organisatie gebruiken of leentjebuur bij Van Beirendonck…) 8 competenties kiezen die we verwachten van onze droom-leidinggevende. En vervolgens omschrijven wat die competentie betekent. Of, zoals het in het jargon heet: gedragsindicatoren eraan verbinden. Welk gedrag verwachten we van onze ideale leidinggevende?

Nadien gaan we onderzoeken hoe we die competenties en eraan verbonden gedragsindicatoren gaan toepassen. Hoe kan ons team er voor zorgen dat het de ideale leidinggevende is die we ons allemaal wensen?


Meestal maken we op het einde een poster met de gekozen competenties. Het is een manier om de kernpunten levendig te houden. De afbeelding hierbij hebben we ontworpen na een grappige discussie rond het thema: "hoe ziet onze ideale leidinggevende er uit?" (het logo van de organisatie heb ik uiteraard weggelaten) Het is grof en zeker niet voor iedereen weggelegd, maar tegelijk ook een goed voorbeeld van hoe "serieus" niet altijd "saai" hoeft te zijn. Je begrijpt wellicht dat dit team dankzij de poster gemakkelijk aandacht kan besteden aan haar competenties.

Maar dit geheel terzijde.

Leidinggevenden hebben 5 kerntaken

Planning, organisatie, controle, coördinatie en personeelswerk. Dus heeft een zelfsturend team ook dezelfde 5 kerntaken.

Op een rijtje?

Planning

Elk zelfsturend team heeft minstens een jaaractieplan. Hierin staan de doelstellingen die het absoluut wil verwezenlijken. Bijvoorbeeld: dit jaar is het doel om het niet-opdagen van cliënten met 10% naar beneden te halen. En die doelstelling wordt vertaald in acties, met deadlines en toegewezen aan verantwoordelijken.


Organisatie

Organiseren is structuur aanbrengen in het werk. Is er voor zorgen dat de nodige middelen aan boord zijn, is taken verdelen. Elk zelfsturend team heeft organiserende taken: beslissen wie wat doet, wat de structuur is van het team, bijvoorbeeld.

Zelfsturende teams hebben de neiging, zoals de meeste teams overigens, om er naar te streven dat iedereen zijn of haar werk zo goed mogelijk doet. “Waarlijk een schoon streven!” Maar dat is een beetje kortzichtig. Het voordeel van zelfsturing is nu net dat je door samenwerking en synergie de taken zo kan herverdelen dat iedereen maximaal zijn of haar competenties kan benutten en zo dicht mogelijk kan blijven bij wat hij of zij graag doet. Of je kan tijdelijk taken herverdelen omdat een medewerker het moeilijk heeft met een bepaald aspect van het werk. Allemaal mogelijk.

Coördinatie

Coördinatie is afstemming: het werk op elkaar afstemmen, ervoor zorgen dat ieders werk op elkaar aansluit, dat je elkaar niet voor de voeten loopt… of liever, positief: ervoor zorgen dat je elkaars werk versterkt.

Coördinatie is ook leren van elkaar: de lerende organisatie, herinner je je die term nog? De term was ooit op ieders tong en elk dossier bevatte de magische woorden. Maar in de praktijk werd er weinig mee gedaan. Het is ook een wat complexe omschrijving voor wat een goeie intervisie is: cases bespreken om van elkaar te leren. Of, iemand heeft iets belangrijks gelezen of is naar een super-interessante vorming geweest en deelt de info met de collega’s. Wat telt is dat het zelden "vanzelf gebeurt". "Leren" is een taak van leiderschap. En als we een goed team hebben, is het een goede "leider".

Personeelswerk

Het zelfsturend team heeft ook een “stukje” personeelswerk. Wat doet een goeie leidinggevende bijvoorbeeld, op vlak van HR? Vakanties plannen zodat de werking optimaal verloopt, beginnende medewerkers opvolgen, coachen en ondersteunen, vorming organiseren…

Dus: het zelfsturend team is ook de coach, de afsprakenmaker, de vormingsverantwoordelijke, eventueel in overleg met een personeelsverantwoordelijke, stafmedewerker.

Controle

Controle is een hele moeilijke voor een zelfsturend team. Zelfsturende teams zijn doorgaans erg slecht in controle: meten hoe ver we staan, hoeveel dossiers lopen, wat ieders’ caseload is, de kwaliteit van het werk controleren.

En zo is het ook met vele leidinggevenden: ze zijn doorgaans slecht in controle.

En belangrijk is dat ze niet alleen controleren, maar er ook op een positieve, coachende manier mee omgaan. Als een medewerker zwak presteert, het probleem aanpakken, de medewerker helpen om het beter te doen, advies geven, bijsturen. Niet makkelijk en zeker het struikelblok nummer 1 van elk zelfsturend team.

Doe het zelf

Als ik werk met zelfsturende teams (in wording) gaat er veel aandacht naar de 5 kerntaken. Sturen is coördineren, controleren, plannen, HR, organiseren. En hoe we dat doen, dat gaan we samen bepalen. En vastleggen in een agenda of in procedures. Zo simpel mogelijk, maar niet simpeler dan nodig. Want ons team kan omgaan met complexiteit, toch?

Het zelfsturend team samenbrengen rond de 5 kerntaken en helpen om te bepalen wat de controlerende, de organiserende en andere taken zijn, is “key”! Het is een boeiende, maar vooral noodzakelijke oefening.

Lees meer over de 5 kerntaken (-functies) van management in de blog.

Een workshop met je team rond competenties of de 5 kerntaken? Contacteer me gerust.

#Medewerkers #Management #Team #Leidinggeven

blog 2019

Selecteer hieronder