© 2017 vzwCoach.be Proudly created with Wix.com

  • Twitter Social Icon
  • LinkedIn Basic Black

De Efficiëntiemythe

Wanneer moeten we dat allemaal doen? 


De verantwoordelijkheden zijn groot, de middelen zijn klein, de omkadering is krap en de eisen worden steeds groter. Hoe kunnen we dat in ‘s hemelsnaam bolwerken. Er is geen tijd voor niets! Ja, soms merken we dat een verlengde werkdag of werkweek de norm is geworden en dat ons takenpakket, net als het universum, altijd maar lijkt uit te dijnen.

Het is belangrijk dat we ons werk anders gaan organiseren. Meer moeite doen, meer zweten, meer zwoegen is zelden de oplossing. Wat dan wel?

Efficiënt leidinggeven


Leidinggevenden moeten leidinggeven. Een perfecte cirkelredenering, toch? Waat het om gaat is dat leiding geven je belangrijkste taak is of toch voor dat deel van je tijd die voorbehouden is voor je leidinggevende taak. Je kan dus best teamverantwoordelijke zijn voor 20% en voor het overige opvoeder of begeleider zijn. 


Maar wat telt is dat je leidinggevende taken voorrang hebben in je werk. Als je operationele zorgen hebt, brandjes moet blussen, de copiemachine moet herstellen of een facturatieprobleem oplossen… dan kom je niet aan leiding geven toe. Vandaar dat je nood hebt aan een uitstekende organisatiestructuur zodat de operationele taken die je nu opneemt door iemand anders kunnen worden verricht of op zijn minst niet ten koste gaan van je leidinggevende opdracht. 

Anderzijds is het van belang om leidinggevende verantwoordelijkheden af te bakenen. Je bent leidinggevend in jouw domein (bestuur, algemene directie, zorgteam, onthaalteam…) en dat is prioritair. Dat je intussen bijspringt in een ander team of beslissingen neemt in een ander domein is geen goed idee.

 Een voorbeeld? De Raad van Bestuur maakt tijd om de aanwervingen aan te sturen, op te volgen en er beslissingen in te nemen. Leuk als je een bestuur hebt met een zee van tijd, maar weinig productief als dat niet het geval is. De Raad van Bestuur moet zich bezighouden met de grote strategische beslissingen. Elke andere activiteit gaat af van de tijd die nodig en noodzakelijk is voor de andere taken.

Tenslotte is agendadiscipline een vereiste om efficiënt leiding te geven. Beslissingen nemen mag niet eindeloos aanslepen. Voorafgaande discussies moeten voorbereid zijn en op een beslissingsvergadering zo min mogelijk tijd innemen. Grote discussies horen thuis in werkgroepen of in voorafgaand overleg, maar niet in beslissingsvergaderingen. Een procedure kan bepalen wat gedaan wordt bij gebrek aan eensgezindheid of gebrek aan informatie. Maar de procedure zegt best niet dat er op de vergadering wordt gediscussieerd tot de finish. Dat is tijdrovend, zinloos, destructief. 

Delegeren

 


Taken delegeren, vermijden dat je leidinggevend werk bedolven wordt onder operationele taken… heel belangrijk.

Belangrijk is dat je bij het delegeren van taken ook de verantwoordelijkheid delegeert. Niemand wordt warm van het idee dat hij of zij wel de taak moet uitvoeren maar ze niet kan inplannen, regelen of aanpassen. En het omgekeerde is waar: regelmogelijkheden en verantwoordelijkheden motiveren meer dan louter uitvoeren.

Tenslotte moet ook beslissingsmacht gedelegeerd worden. Als we er niet in slagen om een aantal beslissingen los te laten, dan maken we het onszelf nodeloos moeilijk.

Kleine aankopen, bijvoorbeeld, kunnen best op een andere plaats beslist worden. Indien er budgetten toebedeeld zijn hoeven wij dat niet te regelen. De vervanging van een ziek personeelslid, wie de cliënten tijdelijk overneemt, hoe de cliëntverdeling in het team gebeurt, wie een cliënt contacteert die lang niet is opgedaagd, dat zijn allemaal beslissingen die de mensen op de vloer zelf kunnen nemen. Als jij daarin betrokken bent, dan houd je geen energie of tijd meer over voor de beslissingen die jij moet nemen. 


Mobiliseren


De werking van je organisatie of je team is misschien je verantwoordelijkheid, maar dat betekent niet dat elke activiteit bij jou vertrekt en aankomt. Mensen zijn perfect in staat om verantwoordelijkheid op te nemen. De meeste collega’s hebben een woning om zorg voor te dragen, misschien wel kinderen of familieleden die ze dagelijks opvangen, hebben een verantwoordelijkheid of taak binnen een vereniging of een club. Ze worden niet plotseling incompetent als ze de drempel van je organisatie overgaan. Dus… geef je mensen wat ruimte.


Werkgroepen


Een prima idee om mensen te mobiliseren is werken met werkgroepen. Hola, werkgroepen moeten duidelijke doelstellingen formuleren en een tijdspad volgen. Het zijn geen praatgroepen, hoewel er zeker tijd en ruimte moet zijn voor een leuke babbel. 

Verbeterteams


Verbeterteams zijn een ander uitstekend middel om je mensen te mobiliseren. De procedure van de intake herzien of de procedures rond het onthaal van nieuwe medewerkers herzien?