Systemen zijn…


Systemen zijn afspraken, regels, procedures die het werk overzichtelijker, simpeler en duidelijker maken en bij twijfel houvast bieden. Zoniet zijn ze niet werkzaam en zetten we ze best bij het afval. Het doel is niet om systemen af te serveren, maar goede systemen te bedenken. 


Daarom: 
•Systemen zijn “goede praktijken”, best practices
•Systemen zijn “duidelijk”
•Systemen zijn het eigen domein.
•Systemen zijn duidelijk en simpel

Goede praktijken


Goede systemen zijn verzamelingen van “goede praktijken”. Jij en/of je team zijn het eens over wat werkt (en wat niet) en je beslist om het vast te leggen. 

 

Een voorbeeld? Een medewerker stelt vast dat zijn cliënt vaak laattijdig zijn tegemoetkoming ontvangt. Bij de bespreking op het team blijkt dat collega’s dit al vaker hebben meegemaakt, maar dat de “anciens” dit voorkomen door bij de opstart van de begeleiding contact op te nemen met de dienst invaliditeit en na te gaan of het dossier wel in orde is. Zo voorkom je later uitbetalingsproblemen.

In het draaiboek begeleiding wordt dit beknopt toegevoegd als een procedure bij de opstart van een nieuwe cliênt. 

 

Duidelijk


Duidelijke procedures en systemen kunnen heel wat misverstanden voorkomen. Ze verduidelijken verwachtingen, afspraken en regels en vermijden dat medewerkers door gebrek aan ervaring in problemen komen. 


Een voorbeeld? Een medewerker komt klagen dat ze haar reiskosten niet vergoed krijgt. De “regel” bleek te zijn dat je reiskosten ten laatste een maand na de verplaatsing ingediend worden. En aangezien ze “te laat” is, krijgt ze niet waar ze recht op heeft. Dit is een typevoorbeeld van een zwakke procedure. Hoewel de procedure zinvol kan zijn is ze niet efficiënt omdat ze niet gedragen worden door de medewerkers en omdat ze onvoldoende gekend is. Het zou ook kunnen gaan om proceduritis: een ziekte waarbij er voor elke beweging of ademhaling tien procedures moeten gevolgd worden, papieren worden ingevuld… 

Een goeie procedure is duidelijk en zorgt voor duidelijkheid. Reiskosten? Die krijg je vergoed als je deze simpele procedure volgt. 


Duidelijkheid gaat ook over verwachtingen en resultaten. Als je medewerkers niet weten wat van hen verwacht wordt, dan is de kans dat ze het resultaat zullen halen ook klein. Als we medewerkers vragen of ze precies weten wat van hen verwacht wordt, dan zou je schrikken hoeveel mensen dat eigenlijk absoluut niet weten en dus gedemotiveerd uitvoeren wat hen op dat moment gevraagd wordt. Dan liever duidelijkheid: duidelijke verwachtingen, verantwoordelijkheden en rollen. 
 

SYSTEMEN

EN

SYSTEMATIEK

Systemen zijn het eigen domein


Systemen en procedures die gaan over het eigen werk moeten ook jouw domein zijn of tenminste dat van jou en je team. Gaat het over jouw kernopdracht? Dan bepaal je minstens mee wat de systemen zijn, wat de procedures en processen zijn. 


Zo wordt je systeem ook een beetje jouw domein. Je expertisedomein, maar ook het domein waar je een beetje “heer of dame en meester” bent. 

 

Systemen zijn duidelijk en simpel.


Zoals Dee Hock zegt: 
Simpele, duidelijke doelen en principes zetten aan tot complex en intelligent gedrag. 
Complexe regels en reglementen zetten aan tot simpel en dom gedrag.

 

 
Domme, veelvuldige en onnodig ingewikkelde procedures maken mensen niet slimmer, creatiever, laat staan productiever.


Simpele en duidelijke procedures en regels die je medewerkers (deels) zelf kunnen invullen, maken goede collega's. 
 

© 2017 vzwCoach.be Proudly created with Wix.com

  • Twitter Social Icon
  • LinkedIn Basic Black